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会議の進行役を任されて、英語が止まった話
初めて外資系クライアントとの会議で進行役を任されたときの話です。しかし、議論が脱線した瞬間に何と言えばいいのか分かりませんでした。結局、会議は相手のペースで進んでしまいました。
実は、TOEICで700点台を取っていても、この種の表現は教科書にほとんど載っていません。つまり、必要なのは単語力ではなくフレーズのストックです。そこで今回は、会議を仕切るための実践フレーズを20個紹介します。
1. 会議を「始める」フレーズ
まず、冒頭の一言で進行役としての安心感が決まります。そのため、最初のフレーズは丸ごと覚えておきましょう。
- Let's get started, shall we?(それでは始めましょうか)例えば、全員がそろった瞬間に使います。
- Thanks everyone for joining today.(本日はお集まりいただきありがとうございます)特に、時差がある相手には必ず添えましょう。
- The purpose of today's meeting is to decide on...(本日の目的は〜を決めることです)つまり、ゴールを最初に共有する一言です。
- I'll be facilitating today's discussion.(本日は私が進行を務めます)また、役割を宣言すると発言を整理しやすくなります。
2. 議論を「進める」フレーズ
次に、議題を一つずつ消化していく場面です。ここでは、全員の理解をそろえながら進めることが大切です。
- Let's move on to the next item.(次の議題に移りましょう)例えば、結論が出た直後に使います。
- To summarize what we've discussed so far...(これまでの議論をまとめますと)特に、議論が長引いたときに効果的です。
- I want to make sure we're all on the same page.(認識をそろえておきたいです)なぜなら、誤解は後で大きな手戻りになるからです。
3. 意見を「求める」フレーズ
一方で、一部の人だけが話す会議は失敗です。そこで、発言の少ない人に話を振る工夫が必要になります。
- What are your thoughts on this?(この点についてどう思いますか)例えば、名前を添えて特定の人に振ります。
- Does anyone have a different take on this?(他の見方をお持ちの方はいますか)つまり、反対意見を歓迎する合図です。
- Feel free to jump in at any time.(いつでも自由に発言してください)特に、オンライン会議の冒頭で効果があります。
- I'd like to hear from everyone before we decide.(決める前に全員の意見を聞きたいです)また、決定への納得感も高まります。
4. 話が脱線したときの「軌道修正」フレーズ
さらに、海外の会議は議論が熱を帯びやすく、本題から逸れがちです。しかし、角を立てずに戻す表現があれば怖くありません。
- That's a great point, but let's stay focused on today's agenda.(良い指摘ですが、今は本題に集中しましょう)まず、相手の意見を認めてから戻すのがコツです。
- Can we take that offline?(その話は後で個別にしましょう)例えば、二人だけの細かい話になったときに使います。
- Let's table that for our next meeting.(その議論は次回に持ち越しましょう)ただし、イギリス英語では意味が逆になる点に注意です。
5. 対立する意見を「まとめる」フレーズ
また、意見が割れたときこそ進行役の腕の見せどころです。つまり、双方を言葉にしてから合意点を探します。
- It sounds like we have two different approaches here.(二つの異なるアプローチがあるようですね)まず、対立を整理して見える化します。
- Let's find some common ground.(共通点を見つけましょう)次に、一致している部分を確認します。
- Let's weigh the pros and cons of each option.(それぞれの長所と短所を比べましょう)最後に、客観的な比較で結論へ導きます。
6. 会議を「締める」フレーズ
最後に、締めを曖昧にすると「結局何が決まったの?」となります。そのため、締めのフレーズは特に大切です。
- To recap, here's what we agreed on.(振り返ると、合意した内容は以下です)つまり、決定事項を口頭で確認します。
- Who will be responsible for this action item?(このタスクの担当者は誰ですか)なぜなら、担当が曖昧だと誰も動かないからです。
- Let's wrap up for today.(本日はここまでにしましょう)もちろん、最後は感謝の一言を添えましょう。
フェーズ別キーフレーズ比較表
このように、会議の流れごとに使うフレーズは決まっています。そこで、まず覚えたい一言を下の表にまとめました。
| フェーズ | 一番使えるフレーズ | 使うタイミング |
|---|---|---|
| 開始 | Let's get started, shall we? | 本題に入る直前 |
| 進行 | Let's move on to the next item. | 議題が片付いた直後 |
| 意見を募る | What are your thoughts on this? | 発言が少ない人に振る時 |
| 軌道修正 | Can we take that offline? | 話が逸れ始めた時 |
| 締め | To recap, here's what we agreed on. | 終了の3〜5分前 |
特に、「開始」と「締め」の二つは毎回必ず使います。したがって、まずはこの二つから口に出す練習をしてみてください。
実践で感じたコツ:フレーズは「型」で覚える
実は、私も最初は一つひとつ丸暗記しようとして苦労しました。しかし、効果があったのは「型」として覚える方法です。例えば、"Let's move on to ___." の空欄だけを入れ替えます。そうすれば、"the budget" でも "the schedule" でも応用できます。
まとめ:進行役の英語は準備で決まる
このように、会議の英語は単語力よりもフレーズの準備で決まります。まずは「開始」「軌道修正」「締め」の三つをメモに貼っておきましょう。そうすれば、次の会議では落ち着いて進行できるはずです。
